【文摘】待人接物之道——引座技巧

1.进会客室前先敲门
以下是常发生的情形:职员将访客带到会客室,心想里面空无一人,于是将房门打开,却发现里面有人。因此,在进入会客室前别忘了要先敲门。如果有人,里面负责接洽的职员会作出反应,从而避免使访客意外撞见的失礼之举。
为了避免失礼,不只限于会客室,包括其它所有的房间,在进去之前都应养成先敲门的好习惯。

2.哪里是上座,哪里是下座
将访客带到会客室后,因此必须清楚哪里是上座,哪里是下座。
根据会客室的不同,上、下座也会不一样,但基本是,靠近入口的座位是下座,靠近里面的座位是上座。当拜访其他的公司时,千万别大模大样地坐在上座之上,以免造成对方不好的印象。
此外,当访客中的主管随其他人一起进入会客室,或他已先到并在此等候时,应让他决定把访客安排在哪儿。要是有对方的主管在场,你却在一旁指手划脚地分派座次,就会显得越俎代庖。

3.送茶有一套
甫入职场的李君,将总经理的客人带进了会客室,并随后送去了茶水。李君先从总经理那里旁开始上茶。
可是,过后他却被总经理叫去训了一顿。总经理生气的原因是–"为什么不先送茶给客人?"
然而从李君的立场来看,他认为先给远比访客年长、并且地位也远比他高的总经理上茶,是当然之举。
然而,正如总经理所说的,这是极大的错误。当有访客时,即使总经理正在接待他,也要将访客当作上位者,请牢记这点。因为与访客相比,就算总经理是公司职位最上者,也处于访客之下。
请记住:应先给访客敬茶,然后才轮到本公司的职员。

4.倒茶只倒七分满
古人云"鞭长不及马腹",倒茶也是如此,倒在茶杯里的茶水并不是加得越满越好。为访客准备的茶水,大都是在茶水间倒好再端到会客室里去的。到会客室的距离越长,茶水溢出来的可能性就越大。
如果将茶水加得满满的,在端到会客室途中,托盘可能会溅湿。所以,应注意使茶水保持大约七分满。
此外,在泡茶以前,应将陶质小茶壶和茶杯烫一下。当有多个茶杯时,为了使茶水的浓度均等,应提着茶壶绕着圈,将茶水分别注入茶杯里。
如果主人端出温凉的、泡乏了的茶,任何客人都会感到不满意。尤其是在年长的男性之中有很多喜欢喝茶的人。因此细心周到,尽可能将茶泡得好喝,就显得格外重要了。

5.电梯也有上下座之分
正如会客室与会议室存在席次差别一样,在电梯内也有上座与下座之分。
在电梯内,操作按键的位置是最次的下座,因为站在这个位置上的人,必须按控制电梯开闭和楼层的按键,扮演电梯女郎的角色。
相反,被看作最尊贵的上座位置,是位于操作按键位置的里面,其次是它旁边的位置,再其次是在有按键位置的旁边。在有四人以上乘电梯时,大致也以此为准。
当你的上司站在电梯里面的位置时,如果正巧你站在按键的前面,虽然把上司的前面堵住了,乍看显得失礼,但实际上这才是正确的座次。

6.应确认客人离开后再离去
根据与对方的不同关系,送别客人的方式也会有所差异。既有可以在会客室门口告别的客人,也有需要送到大门口的客人。需要送到公司大门口的客人,已经算得上是具有相当分量的VIP了,因此采用这种送别方式绝不能马虎。
在大门口送别,自己应拿着客人的行李,在即将分别时再交给对方。千万别在客人刚一转身就连忙往回走,急着返回公司去,因为你不知道客人是否会回过头来,因此应目送客人远去,直到看不见对方的身影为止。
在将客人送到停车场时,也应将对方的行李送到车上。首先,必须先为对方打开车门,当客人坐好后再将车门关上。此时,也应目送对方的车子开走,直到看不到为止。

7.等客人离去再离开
有一天胜文送客时,在电梯间的前面说了声"您慢走",当电梯间的门正徐徐关上时,他便迅速走回办公室。
可是,这位客人忽然想到自己有东西忘了带,于是将正在合拢的电梯门打开,而刚才还在深鞠躬的胜文却已经不在了。他急忙跑到走廊里,却看见胜文正匆匆离开。
事后我们才知道,当时这位客人产生了一种受到抛弃的感觉,并且感到有些孤立无援。
因此在电梯口送别时应停留在那里,直到电梯间的门合拢并开始下降为止。
或许有人认为大可不必如此,但电梯间与在走廊里是一样的,你不知道有谁注视着你。假如有别的客人看到了如此送别的场景,或许他会对你所任职的公司另作评价。

8.记得打扫会客室
当你从会客室将客人送走后,在做什么呢?是不是觉得暂时还没有约好的客人,就可以撇下会客室而去做别的事?
此时,要是有不速之客到来怎么办?因为会客室尚未整理,所以只能暂请他到大厅里长时间地等待。
为了避免这种情况发生,记得当客人离去之后,应立即打扫会客室。
将茶杯和点心类的东西撤掉,将桌子擦干净,将烟灰缸换掉;此外不要忘记将房门和窗户打开,尤其是在客人很多的时候,香烟等不良气味会弥漫在整个会客室。如果就这么让下一位客人进去,容易造成不良的印象。
所以会客室应勤加打扫,使之处于良好的状态,无论何时有谁来,都能立刻让他进去。

注:来至一本.exe格式的电子书,作者四少,原出处不详。

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